Privaatsuspoliitika

Sihtasutuse Eesti Rahvusvahelise Arengukoostöö Keskus Isikuandmete Töötlemise Teavitus (privaatsuspoliitika)

Sihtasutus Eesti Rahvusvahelise Arengukoostöö Keskus (edaspidi „Keskus“, „Meie“) on 2021. aastal asutatud riigi sihtastutus, mille eesmärk on viia ellu arengukoostöö ja humanitaarabi projekte ning koondada Eestis selle valdkonna kompetentsi.

Keskus ei ole dokumendiregistri pidamise kohuslane vastavalt avaliku teabe § 11 lg 1, mistõttu ei pea Keskus avalikku dokumendiregistrit ega kuva selles andmeid (sh füüsilise isiku andmeid).

Keskus töötab isikuandmeid eelkõige seadusest tulenevate ülesannete täitmiseks (Välissuhtlemisseadus, Vabariigi Valitsuse 16.12.2021 nr 122 „Arengu ja humanitaarabi andmise tingimused ja kord“).

Kuna Keskus täidab osaliselt ka Välisministeeriumile seadusega pandud kohustusi ning Keskuse ülal kirjeldatud andmetöötlustoimingud viiakse ka läbi Välisministeeriumi hallatavates süsteemides ning töövahendites, siis soovitame tutvuda ka ministeeriumi Andmekaitsetingimustega.

Peame tähtsaks järgida kõiki isikuandmete töötlemise põhimõtteid ning oleme võtnud kasutusele turvameetmed, et kaitsta isikuandmeid tahtmatu või volitamata töötlemise, avalikuks tuleku ja väitamise eest.

Üksikasjalikuma teabe isikuandmete töötlemise kohta Keskuses leiate alljärgnevast teavitusest. Alljärgnev teave ei hõlma juriidiliste isikute ja asutuste andmete töötlemist.

Isikuandmeteks loetakse kõiki andmeid tuvastatud või tuvastava füüsiliste isiku kohta, mis väljendavad isiku füüsilisi, psüühilisi, füsioloogilisi, majanduslikke, kultuurilisi või sotsiaalseid omadusi, suhteid ja kuuluvust.

NB! Alljärgnev teave ei hõlma:

• juriidiliste isikute ja asutuste andmete töötlemist ning füüsilise isiku andmete töötlemist, kui andmeid töödeldakse seoses tema amentikohaga;
• isikuandmete töötlemist veebilehtedel, mille Keskuse veebilehel viidatakse, kuid mida ei halda Keskus (välislingid).

Isikuandmete töötlemine:

Keskus töötleb isikuandmeid kas nõusoleku või seaduse alusel. Isikuandmete töötlemiseks peab isikuandmete kaitse määruse kohaselt olema õiguslik alus:

• Inimene ise avaldab enda andmed või annab nõusoleku:
• Nõusolek on seotud kindla eesmärgiga;
• ühel eesmärgil kogutud andmeid ei või uue nõusolekuta kasutada uuel eesmärgil;
• nõusoleku olemasolu peab tõendama isikuandmete kasutaja;
• nõusoleku võib tagasi võtta.
• Seaduse aluses, ilma nõusolekuta:
• Kas seaduses otse kirjas või seadusest tuleneva ülesande täitmiseks vajalik;
• lepingu, sh töölelepingu, täitmiseks (va eriliiki isikuandmete osas);
• ajakirjanduslikul eesmärgil avaliku huvi korral, see kehtib ka blogide ja netikommentaaride kohta;
• akadeemilise, kunstilise ja kirjandusliku eneseväljenduse tarbeks;
• avalikus kohas salvestamine;
• võlaandmed õigustatud huvi korral;
• elu, tervise vara, õiguste ja vabaduste kaitseks, sh turvakaamerad;
• teaduseks, statistikaks.

Keskus kogub järgmiseid isikuandmeid:

1. Keskuse veebilehe külastamine

Kui külastate Keskuse veebilehte, siis kogume veebiküpsistega ainult selliseid andmeid, mis on veebilehe tehniliseks toimimiseks vältimatult vajalikud (regioon, seade).

Veebilehe külastamisel piirduvad külastaja kohta kogutavad ja säilitatavad andmed kasutatava arvuti või arvutivõrgu internetiaadressiga (IP-aadress), kasutatava arvuti või arvutivõrgu internetiteenuse pakkuja nime ja aadressiga, külastamise ajaga (kellaaeg, kuupäev, aasta).

IP-aadresse ei seota isikut tuvastava teabega. Andmeid kogutakse selle kohta, millist veebilehe osa külastatakse ja kui kaua seal viibitakse. Kogutud andmeid kasutatakse külastusstatistika tegemiseks, et selle põhjal veebilehte arendada ja külastajale mugavamaks muuta.

Keskuse veebileht sisaldab ka kolmandate osapoolte viiteid Keskuse loodud sisule (sotsiaalmeedia kanalid: Facebook, Twitter, Flickr, LinkedIn). Sisu nägemiseks peate kõigepealt nõustuma nende eritingimustega. See nõusolek hõlmab nende küpsiste kasutamise põhimõtteid, mille üle Keskusel kontroll puudub. Kui te seda sisu ei vaata, ei paigaldata teie seadmesse ühtegi kolmanda osapoole küpsist. Need kolmandate osapoolte teenused ei kuulu Keskuse kontrolli alla ja teenuse osutajad võivad igal ajal muuta oma kasutustingimusi, küpsiste otstarvet, kasutamist jne.

2. Keskuse (kontori) külastamine

Kui külastate Keskuse hoonet ning registreerite end külastajana, kogume Teie isikuttõendava dokumendi andmed ning kontaktandmed. Teeme seda Keskuse ning selle töötajate turvalisuse tagamiseks järgides Välisministeeriumi kehtestatud turvanõudeid. Vastavalt vajadusele töötleme COVID-19 kohast testi või vaktsineerimistõendi andmeid selleks, et tõkestada viiruse levikut Keskuse hoones.

Külastades Keskust võib isik sattuda ka turvakaamerate vaatevälja. Turvakaameraid kasutatakse Keskuse ning selle töötajate vara ja tervise kaitseks ning videovalvet korraldab Välisministeerium.

3. Selgitustaotlus, märgukiri, teabenõue ja muu kirjavahetus

Saates Keskusele kirja, registreerime selle oma dokumendihalduses. Me ei avalikusta eraisikute andmeid sisaldavaid pöördumisi kui sellist kohustust ei tulene mõnest õigusaktist. Kasutame dokumendihaldust Keskuse asjaajamise tõhusaks korraldamiseks ning avaliku sektori asutuse dokumendihalduse kohustuste täitmiseks.

Töö käigus jõuab Keskusesse ka isikuandmeid, sealhulgas tundlikku ja eraelulist teavet. Sellised andmed võivad asutusse jõuda läbi kirjavahetuse. See on võimalik ka siis, kui isik on mõne menetluse osapool.

Isikuandmeid (näiteks nimi, kontaktandmed, isikuga seotud probleemide kirjeldamine vms) sisaldavad kõik esitatud selgitustaotlused, märgukirjad ja teabenõuded (pöördumised). Samuti võib isikuandmeid sisaldada muult asutuselt saabunud kiri (näiteks koopia vastusest isiku pöördumisele). Kõik Keskusele saabunud pöördumised ja kirjad registreeritakse dokumendiregistris.

Isikuandmeid kasutatakse päringutele vastamiseks. Kui selleks tuleb teha järelepärimine kolmandalt isikult, avaldatakse isikuandmeid minimaalses mahus. Kui kirjale vastamine on teise asutuse pädevuses, edastatakse see vastamiseks vastavale asutusele. Kirja edastamisest teavitatakse saatjat. Eraisikutega peetav kirjavahetus on üldiselt juurdepääsupiiranguga. Kui keegi soovib isiku kirjavahetusega tutvuda ja esitab teabenõude, vaadatakse kirja sisu üle ja otsustatakse, kas dokumenti saab osaliselt või täielikult välja anda.

Dokumendile, mis välja antakse, ei jäeta alles isiklikke kontaktandmeid nagu (e-)posti aadress või telefoninumber. Muudel juhtudel sõltub juurdepääsu piiramine dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused on toodud avaliku teabe seaduses.

Juurepääsupiiranguga dokumente väljastatakse ainult neile asutustele ja isikutele, kellel on otsene seadusest tulenev õigus neid saada (nt kohtueelne menetleja või kohus). Keskusele adresseeritud pöördumised ja kirjad säilitatakse vastavalt dokumendiloetelus märgitule. Säilitustähtaja ületanud dokumendid hävitatakse. Kirjavahetuse statistikat ja kokkuvõtteid avaldatakse umbisikuliselt, ilma nimedeta.

4. Kandideerimine Keskusesse tööle või praktikale

Isikuandmeid sisaldavad kõik kandideerimisega seotud dokumendid (näiteks avaldus koos juurdekuuluvate dokumentidega, kirjavahetus kandidaadiga, avalikest allikatest kandidaadi kohta kogutav teave). Seejuures on kandidaadil õigus teada, milliseid andmeid Keskus tema kohta on kogunud. Samuti on kandidaadil õigus Keskuse poolt kogutud andmetega tutvuda, anda selgitusi ja esitada vastuväiteid.

Eeldame, et isikutega, keda kandidaat on nimetanud enda soovitajana, võib suhelda ilma luba küsimata. Töötleme andmeid töölepingu seaduse ning võrdse kohtlemise seadusest tulenevate kohustuste ning võimalike nõuete täitmiseks.

Keskuses tutvuvad kandideerimisdokumentidega ainult värbamisprotsessis osalevad töötajad. Neid dokumente ja andmeid kolmandatele isikutele ei avaldata. Kandidaatide andmed on juurdepääsupiiranguga info, millele kolmandad isikud (sh pädevad asutused) saavad juurdepääsu ainult seaduses sätestatud juhtudel.

Kandideerimisel esitatud dokumente ja neis sisalduvaid andmeid kasutame konkursil olevale ametikohale vastavuse hindamiseks. Konkurssidega seotud teavet võime kasutada ka Keskuse töö kohta statistika koostamiseks. Selline statistika avaldatakse isikustamata kujul.

Säilitame konkursi jooksul saadud dokumente:

• Värbamisprotsessis tekkivate võimalike õigusvaidluste lahendamiseks kuni nõude aegumiseni (üks aasta).
• Kandideerinu nõusolekul tulevikus korraldataval konkursil osalemise ettepaneku tegemiseks.

Keskus võib ka ise aktiivselt kandidaate otsida kasutades selleks avalikke allikaid ja keskkondi (näiteks LinkedIn platvormi jms.). Leides sobiva kandidaadi, pöördub Keskuse töötaja tema poole vastava keskkonna kaudu.

• Aruandluse raames võib teatud juhtudel olla Keskusel kohustus või vajadus kajastada ka teatud isikuandmeid. Näiteks isikulise stipendiumi määramiseks tuleb lähtuda stipendiumide määramise korras sätestatud toimingutest ning kohustuslikust andmestikust stipendiumi taotleja kohta.

5. Kellega Keskus isikuandmeid jagab?

Kasutame oma tööülesannete täitmiseks ka kolmandate osapoolte teenuseid. Teeme seda selleks, et efektiivsemalt tagada oma ülesannete ja kohustuste täitmist. Teenused, mida pakuvad meile Keskuse välised teenusepakkujad on järgmised:

• Riigi Tugiteenuste Keskus (raamatupidamine, palga- ja personaliarvestus).
• Välisministeerium (dokumendihaldus, IT, videovalve).
• Microsoft (projektide dokumentatsioon ja kirjavahetus). Puudutab ainult Keskuse töös osalevaid isikuid.
• Välisriigi asutus, Euroopa Liidu institutsioonid või rahvusvahelised organisatsioonid vastavalt nende poolt sätestatud korrale kui Keskuse projekti osaliseks või täielikuks rahastajaks on välisriik, Euroopa Liidu institutsioon või rahvusvaheline organisatsioon.

6. Kuidas Keskus Teie isikuandmeid kaitseb?

Keskuse eesmärk on hoida ära isikuandmete volitamata töötlemist, tagada vajaduspõhine juurdepääs andmetele ning takistada andmete lubamatut avalikustamist. Selleks kasutame nii organisatsioonilisi, füüsilisi kui ka infotehnoloogilisi turvameetmeid, sh asjakohast andmekaitse taset. Keskuse töötajad ja kaasatud eksperdid on kohustatud isikuandmete töötlemisel järgima kõiki seadustest tulenevaid andmekaitsereegleid ning kasutama turvameetmeid.

Volitatud töötleja, kellele Keskus isikuandmeid edastab, näiteks infosüsteemi pidaja, peab isikuandmete töötlemisel tagama vähemalt samasuguse turvalisuse taseme, nagu seda teeks Keskus.

7. Kui kaua me isikuandmeid säilitame?

Säilitame Teie andmeid kas:

• Dokumendi seadusest tuleneva säilitustähtaja möödumiseni või
• nii kaua, kui seda on vaja seadusest tuleneva ülesande täitmiseks, või
• seadusest tuleneva nõude aegumistähtaja möödumiseni.

Andmeid, millel ei ole arhiiviväärtust, töötleme säilitustähtaja möödumiseni. Arhiiviväärtuslikud andmed anname säilitamiseks üle avalikku arhiivi ning lõpetame üle antud andmete töötlemise.

8. Milliseid õigused on isikul seoses tema isikuandmetega?

Igaühel on õigus enda kohta kogutud isikuandmetega tutvuda. Kui isikuandmed ei ole avalikustatud veebilehel, on võimalik esitada andmete saamiseks taotlus (isiku poolt digiallkirjastatuna, st isik peab olema tuvastatav). Võimalusel väljastatakse andmed taotleja soovitud viisil viie tööpäeva jooksul taotluse registreerimisest. Kui isikuandmed on juurdepääsupiiranguga, peab Keskus veenduma taotleja isikusamasuses. Andmete väljastamise eest paberil on võimalik alates 21. leheküljest nõuda tasu kuni 0,19 eurot iga väljastatud lehekülje eest.

Taotlus jäetakse rahuldamata, kui selle rahuldamine võib kahjustada teise isiku õigusi ja vabadusi, takistada kuriteo tõkestamist või kurjategija tabamist, raskendada tõe väljaselgitamist kriminaalmenetluses, ohustada lapse põlvnemise saladuse kaitsmist.

Igaühel on õigus nõuda enda ebaõigete isikuandmete parandamist. Keskuse toimingute peale isikuandmete töötlemisel on isikul õigus esitada vaie või kaebus Andmekaitse Inspektsioonile või pöörduda kaebusega halduskohtusse.

Edastamise all tuleb käsitleda kõiki andmeid, mida inimene edastab otseselt kas ise või edastatakse andmetöötlejale inimese mõne tegevuse käigus. Kui andmetöötleja on inimese edastatud andmetega teinud erinevaid analüüse ja loonud uusi lisandväärtusega andmeid, siis need ei kuulu ülekandmise rakendusalasse. Andmete ülekandmist tuleb kohaldada ainult nendele andmetele, mille töötlemise aluseks on kas inimese nõusolek või inimese ja andmetöötleja vahel sõlmitud leping.

Seega kui andmetöötlus toimub ainult seaduse alusel, siis õigus andmete ülekandmisele ei kohaldu. Ülekandmisele kuuluvad  ainult need isikuandmed, mida andmetöötleja töötleb automatiseeritult. Näiteks paberkandjatel olevad isikuandmed siia alla ei kuulu. Samuti saab inimene nõuda, et üks andmetöötleja edastab andmed otse teisele andmetöötlejale. Seda siis juhul, kui see on tehniliselt teostatav.

Teil on õigus nõuda isikuandmete töötlemise piiramist (näiteks ajaks, kui olete vaidlustanud andmete õigsuse), lõpetamist või kustutamist siis, kui andmete töötlemiseks ei ole enam seaduslikku alust. Selleks esitage põhjendatud ja (digi)allkirjastatud taotlus.

Teil on õigus esitada oma andmete töötlemisele vastuväiteid. Selleks esitage põhjendatud ja (digi)allkirjastatud taotlus.

Kõigis küsimustes, mis on seotud Teie isikuandmete töötlemisega Keskuses, palume kirjutada aadressil [email protected].  Vastame Teie päringule hiljemalt 30 päeva jooksul.

Teil on alati õigus ka pöörduda Andmekaitse Inspektsiooni poole isikuandmete kaitse küsimustes [email protected].

9. Kuidas Keskus reageerib intsidentidele?

Kui Keskuses toimub isikuandmetega seotud rikkumine ja see kujutab endast tõenäolist ohtu inimese õigustele ja vabadustele, siis Keskus vormistab selle kohta nõutud dokumendid ning teavitame sellest Andmekaitse Inspektsiooni. Kindlasti võtame kasutusele meetmed, et rikkumine koheselt lõpetada.

Kui rikkumise tulemusena tekib isiku õigustele ja vabadustele tõenäoliselt suur oht, siis teavitame sellest ka vastavat isikut. Teavituse eesmärk on võimaldada isikul endal võtta vajalikke ettevaatusabinõusid olukorra leevendamiseks.

Kõik isikuandmetega seotud rikkumised dokumenteeritakse.

Kontakt

Isikuandmetega seotud küsimuste korral saab pöörduda Keskuse poole e-posti [email protected] teel või helistada telefonil +372 629 9217.